«Архивтер-2025» мемлекеттік архив саласын дамыту жоспары мен архивтердің сандық化дыруы аясында құжаттарды электронды архивтерге ауыстыру мемлекеттік деңгейде өзектілігін атап көрсетеді, дегенмен қағаз нұсқалары әлі күнге дейін түпнұсқа ретінде қарастырылады.

Құжаттар мен архивтер көп орын алады, арнайы сақтау шарттарын талап етеді, мұқият қарауды қажет етеді. Қағаздағы ақпарат әртүрлі форс-мажорлық жағдайларға: зақымдану, өрт, су тасқыны, ұрлық, қағаздың ескіруі және сияның ағуы сияқты техногенді апаттарға ұшырайды. Сондай-ақ, қағаз ақпаратты тез іздеу, деректердің құпиялылығы қажет болғанда ыңғайсыз болуы мүмкін.

Ақпараттық дәуірде және озық технологияларда қағаздағы ақпаратты цифрлық форматқа ауыстыру, яғни сандық化дыру, мәселені шешеді.

Архивтерді сандық форматқа ауыстырудың бірнеше артықшылықтары бар:

• Қажетті құжаттарға бірнеше қызметкердің бір уақытта қол жеткізуін ұйымдастыру;
• Интернетке шығу мүмкіндігі бар кез келген жерден архивке қол жеткізу;
• Құжаттардың резервтік көшірмелерінің болуы, олардың жойылу немесе жоғалу ықтималдығын төмендетеді;
• Құжаттарды электронды форматқа ауыстыру кезінде олардың жүйеленуі мен құрылымдалуы;
• Шектеулі қолжетімділігі бар құжаттарды тек тиісті өкілетті адамдар ғана көре алады;
• Қағаз архивтерін алып жатқан алаңдарды босатуға мүмкіндік;
• Архивтегі жұмыс орындарын оңтайландыру.

Қағаз құжаттарды сандық форматқа ауыстырғаннан кейін және атрибутталғаннан (іздеу өрістерін жасау) кейін олар арнайы жүйелерге – электронды архивтерге жүктеледі, онда:

• Құжаттарды іздеу. Қағаз сақтау орындары жыл сайын қымбаттап, тиімділігі төмендеуде. Құжаттарды іздеуге көп уақыт кетеді. Кейде оларды табу мүмкін емес, өйткені олар жоқ немесе өз орнына орналастырылмаған. Электронды архивтердегі іздеу бірнеше секундты алады.
• Құжаттарды тасымалдау. Егер ұйым үлкен болса, әсіресе оның құрылымдық бөлімшелері физикалық тұрғыда бір-бірінен алыста болса, қажетті құжаттарды қарау үшін ұзақ күтуді тудырады: алдымен оларды архивте табу, түпнұсқаларды тасымалдау үшін құжаттарды ресімдеу қажет, содан кейін логистикалық процестің аяқталуын күту керек. Сандық көшірмелер үшін ешқайда барудың қажеті жоқ, оларды бір уақытта барлық қызығушылық танытқан тұлғалар алады. Егер қағаз түпнұсқалар қажет болса, оларды сақтау орындарынан табу және тасымалдауды ресімдеу өте оңай.
• Құжаттардың жоғалуынан немесе зақымдануынан қорғау. Көп жылдық тәжірибе көрсеткендей, ешқандай қағаз архиві 100% сенімді сақтау орны болып саналмайды. Құжат кездейсоқ лақтырылған, қағаздар арасында жоғалған немесе жойылған болса, оны қалпына келтіру қажет, бұл уақыт пен қаржыны талап етеді. Электронды архивтер құжаттардың әрқашан резервтік көшірмелері бар болуына негізделеді, қалпына келтіру қағаз жұмыстарын жояды және жылдам жүзеге асырылады.
• Бірнеше қызметкердің бір құжатпен бір уақытта жұмыс істеуі. Бір жоба бойынша жұмыс істегенде, бірнеше қызметкер физикалық орналасуына қарамастан, қажетті құжатты электронды архивтен бір уақытта пайдалана алады.
• Құжаттарға қол жеткізуді шектеу. Құжаттарға қол жеткізу құқықтары құжаттардың тақырыбына қарай пайдаланушылардың құқықтары бойынша бөлінеді, электронды архивтің құқық саясатына сәйкес.
• Құжаттарды пайдалану тарихын бақылау. Құжаттарды пайдаланушылардың статистикасын және соңғы рет құжатты пайдаланған қызметкерді көруге мүмкіндік береді.

Бүгінде көп адамдар қағаз құжаттардан электронды форматқа көшу жұмыстарын ұзақ мерзімді түрде жүргізу қажеттілігін түсінеді.

Ақпаратты толыққанды сандық форматқа ауыстыру

1. Сканерлеуді қажет ететін құжаттардың саны мен сапасын есептеу және есепке алу.
2. Құжаттаманы өңдеу түрі бойынша жіктеу:
   • бетпе-бет өңдеу;
   • беттердің өңделуі;
   • кең форматты сканерлеу;
   • арнайы форматтарды сканерлеу.
3. Атрибутталатын реквизиттерді келісу: негізгі атрибуттар, саны, орташа ұзындығы, құжаттағы орналасуы.
4. Жұмыс спецификасын және файлдардың шығу электронды форматтарын келісу, сондай-ақ оларды дерекқорға немесе жүйеге жүктеу.
5. Сараптама нәтижелері бойынша техникалық тапсырманы жасау және сапа мен құпиялылық деңгейі туралы келісім.
6. Құжаттарды ашу (қажет болған жағдайда). Экземплярларды сұрыптау. Технологиялық бөлек бөлгіштерді енгізу.
7. Құжаттарды сканерлеу және тазалау, қажетті форматқа ауыстыру (TIFF, JPEG, PDF, DWG және т.б.). Содан кейін - түпнұсқаларды тігу, жинақтау және тексеру.
8. Электронды құжаттар массивін индекстеуге дайындау. Құжаттарды дерекқорға қолмен немесе автоматты түрде іздеуге арналған реквизиттерді жасау.
9. Электронды бейнелер мен құжаттардың іздеу атрибуттары бар дерекқорды қалыптастыру.
10. Ақпаратты тапсырыс берушінің жүйесіне жүктеу.
11. Түпнұсқаларды бастапқы архив құрылымы бойынша сұрыптау.
12. Архивтік істерді жинау, олардың брошюралануы және қалпына келтірілуі.

Архивтерді сандық форматқа ауыстырғанға дейін не нәрсеге назар аудару керек

Жекелеген құжаттарды электронды форматқа ауыстыру кітаптардан ерекшеленеді, өйткені олардың әрқайсысы бір ғана данасы бар. Бұл сканерлеу жүргізетін адамдардан үлкен жауапкершілікті талап етеді (жалпы жағдайы, ақаулардың болуы, ерекше тігілу, мәтіннің кітаптың қиюына түсіп кетуі және т.б.), жабдықты баптайды немесе құжаттардың бір бөлігін қалпына келтіру жұмыстарына өткізуді ұйымдастырады.

Қағаз сақтау орындарын жоғары сапалы сандық форматқа ауыстыру ерекше құнды тарихи архивтік қорларды сақтауда маңызды, олар жоғары ажыратымдылықты сканерлеуді қажет етеді.

Орындаушылар

Архивтерді сандық форматқа ауыстыру үшін келген орындаушының біліктілігі өте маңызды. Бұл маман құжаттардың әртүрлі түрлеріне жабдықты үнемі қайта баптап, түпнұсқалардың және жасалған электронды көшірмелердің сапасын нақты уақыт режимінде қолдауы керек.

Тек көп жылдық тәжірибесі бар кәсіби маман ғана клиентке дұрыс жасалған электронды бейнелерді көрсете алады.

Компаниямызда әр түрлі салалардағы қызметтер мен өнімдерге арналған сертификаттар бар, олар сапа стандарттарына сай екендігін дәлелдейді және біздің кәсіби біліктілігімізді көрсетеді.

Сертификаттар біздің жұмысымыздың жоғары сапасын және халықаралық стандарттарға сәйкестігін қамтамасыз етеді. Олар біздің қызметіміздің және өнімдеріміздің сенімділігін растап, клиенттерімізге қосымша сенімділік береді.

Компаниямыз келесі сертификаттарға ие:

• ISO 9001: Сапа менеджменті жүйесінің халықаралық стандарты. Бұл сертификат біздің сапа менеджменті жүйеміздің халықаралық стандарттарға сәйкес екенін растайды.
• ISO 14001: Қоршаған орта менеджменті жүйесінің стандарты. Бұл сертификат біздің қоршаған ортаға қатысты жауапкершілігімізді және экологиялық талаптарға сәйкестігімізді көрсетеді.
• ISO 45001: Еңбек қауіпсіздігі және денсаулық сақтау менеджменті жүйесінің стандарты. Бұл сертификат біздің еңбек қауіпсіздігі және денсаулық сақтау саласындағы міндеттемелерімізді растайды.
• CE белгісі: Өнімдердің Еуропалық нарыққа шығу құқығын растайтын сертификат. Бұл сертификат біздің өнімдеріміздің Еуропалық стандарттарға сәйкес келетіндігін көрсетеді.
• ITIL: Ақпараттық технологиялар инфрақұрылымын басқару бойынша сертификат. Бұл сертификат біздің IT қызметтеріміздің жоғары сапасын және халықаралық стандарттарға сәйкестігін дәлелдейді.

Әр сертификат бізді өз саламызда көшбасшы ретінде тануға және клиенттерімізге жоғары сапалы қызмет көрсетуге мүмкіндік береді. Біз өз сертификаттарымызды үнемі жаңартып, сапа мен қызмет көрсету деңгейін жоғарылатуға тырысамыз.