В рамках реализации государственного плана развития архивной отрасли «Архивы-2025» и цифровизации архивов подчеркивается, что перевод документов в электронные архивы актуален на государственном уровне, хотя подлинниками до сих пор считаются бумажные версии.

Горы бумаг и архивов занимают очень много места, требует специальных условий хранений, бережного отношения. Информация на бумаге очень подвержена к таким форс-мажорным обстоятельствам, как: повреждение, пожары, наводнения, кража, старение бумаги и высветление чернил и другие техногенные катастрофы. Кроме того бумага не совсем удобна, когда нужен быстрый поиск информации, необходима конфиденциальность данных.

В эпоху информационную и передовых технологий, проблема с информацией на бумаге решается переносом в цифру, так называемая оцифровка.

Оцифровка архивов имеет ряд преимуществ:

• организация доступа к нужным документам нескольким сотрудникам одновременно;
• доступ к архиву из любой точки, где есть возможность выхода в интернет;
• наличие резервных копий документов, снижающий вероятность их уничтожения или утери;
• перевод документов в электронный вид делается с их одновременной систематизацией и структурированием;
• документы с ограниченным доступом смогут просматривать только люди с соответствующими полномочиями;
• возможное освобождение площадей, занятых под бумажные архивы;
• оптимизация рабочих мест в архиве.

После перевода бумажных документов в цифровую форму и атрибутирования (создания поисковых полей) их можно загружать в специальные системы – электронные архивы на хранение, где есть:

• Поиск документов. Бумажные хранилища с каждым годом становятся все более дорогостоящими и менее эффективными. На поиск документов уходит неоправданно много времени. Иногда их невозможно найти из-за отсутствия или расположения не на своем месте. В противовес этому поиск по электронным архивам занимает считанные секунды.
• Перемещение документов. Если организация большая, а тем более когда ее структурные подразделения физически удалены друг от друга, это порождает длительное ожидание в очереди на просмотр необходимой документации: сначала ее нужно найти в архиве, оформить бумаги на переезд оригиналов, а потом ждать завершения логистического процесса. За цифровыми копиями не нужно никуда ходить, и доступ к ним одновременно получают все заинтересованные лица. А в случае, если требуются бумажные оригиналы, найти их в хранилище и оформить переезд проще простого.
• Защита от потери или порчи документов. Многолетняя практика показывает, что ни один бумажный архив не может считаться на 100 % надежным местом хранения. Не принципиально, был ли документ случайно выброшен, потерялся в стопках бумаг или уничтожен – это все равно означает, что его нужно восстанавливать, тратя время и деньги. Электронные архивы построены на том, что у документов всегда есть резервные копии, их восстановление избавляет от бумажной волокиты и быстро выполняется.
• Одновременная работа нескольких сотрудников с одним документом. Работая над одним проектом, несколько сотрудников независимо от локации могут одновременно использовать необходимый документ электронного архива.
• Разграничение доступа к документам. Пользователи разграничены по правам доступа к документам в зависимости от тематики, политика прав электронного архива.
• Отслеживание истории использования документов. Позволит видеть статистику использования документов пользователями и последнего сотрудника использовавшего документ.

Сегодня все больше людей понимает, что в перспективе не обойтись без длительных работ по переходу от бумажных документов к электронным.

Полноценный перевод информации в цифровой вид

1. Подсчет количества и учет качества документов, которые требуется отсканировать.
2. Классификация документации по типу обработки:
   • постраничная обработка;
   • обработка разворотами;
   • широкоформатное сканирование;
   • сканирование специализированных форматов.
3. Согласование атрибутируемых реквизитов: основные атрибуты, количество, средняя длина, расположение на документе.
4. Согласование специфики работы и выходного электронного формата файлов, а также их загрузки в базу данных или систему.
5. Составление технического задания по результатам экспертизы и соглашения об уровне качества и конфиденциальности.
6. Расшивка документов (если требуется). Сортировка экземпляров. Вкладка технологических разделителей.
7. Сканирование и очистка документов, перевод в нужный формат (TIFF, JPEG, PDF, DWG и т. д.). Затем – сшивка, комплектация и проверка бумажных версий.
8. Подготовка полученного массива электронных документов к индексированию. Создание реквизитов для поиска по базе данных ручным или автоматизированным способом.
9. Формирование базы данных с электронными образами и поисковыми атрибутами документов.
10. Загрузка информации в систему заказчика.
11. Сортировка оригиналов по первоначальной структуре архива.
12. Сборка архивных дел, их брошюровка и реставрация.

Что учитывать перед оцифровкой архивов

Перевод в электронный вид отдельных документов, в отличие от книг, имеет свою специфику: почти каждый из них существует в единственном экземпляре. Это влечет колоссальную ответственность со стороны тех, кто проводит сканирование (общее состояние, наличие дефектов, нетипичная сшивка, уход текста под корешок и т. п.), настраивает оборудование или организует передачу части документов для реставрационных работ.

Высокое качество оцифровки бумажных хранилищ имеет критическое значение для сохранения особо ценных исторических Архивных фондов, которые требуют использования большого разрешения сканирования.

Исполнители

Компетенция исполнителя, который приходит на предприятие для оцифровки архивов, крайне важна. Этому специалисту нужно постоянно перенастраивать оборудование под разные типы документов и в режиме реального времени поддерживать приемлемое качество как оригиналов, так и создаваемых электронных копий.

Только профессионал с многолетним опытом сможет в итоге показать клиенту грамотно сделанные электронные образы.

Оборудование

Соответствующие требования при оцифровке документов предъявляются не только к людям, но и к оборудованию. Профессионально оказываемая услуга допускает использование исключительно бесконтактного метода сканирования (одно неосторожное касание – и документа больше не существует), который обеспечивают планетарные сканеры. Также используются протяжные сканеры для широкоформатных форматов архива. Для сохранности оригинала документа используются специальные чехлы, внутрь которого помещается архивный документ для бережного сканирования.

К сканерам предъявляются требования по наличию максимального разрешения, контрастности и цветопередачи. Все это связано с тем, что многие документы содержат слабоконтрастные, выцветшие тексты и изображения.

Подчас требуется разработка специальной техники, потому что ряд документов имеет нестандартную структуру, толщину и, конечно, вес. Сегодня на рынке есть оборудование, которое позволяет успешно сканировать подобные документы.

Индексирование

Процедура выполняется для структурирования имеющихся данных и организации поиска документов по нужным параметрам.
Недопустимы ошибки в таких данных, как Ф. И. О., даты и номера. Чтобы обеспечить максимальное  качество индексирования, необходимы две составляющих – современные технологии и жесткая система контроля. 

Снизить вероятность ошибок может, например, метод двойного ввода, когда информация попадает в систему управления базами данных только после идентичного ввода от двух операторов.

Заключение

Итак, мы выяснили, для чего нужна оцифровка архивов:

• уменьшение финансовых затрат по хранению электронных копий документов;
• рост общего уровня информационной безопасности при работе с документацией (появляются права доступа при изучении конкретных данных);
• нивелирование вероятности потери оригиналов;
• унификация и оптимизация процедур по обработке и использованию документов;
• оптимизация поиска и подбора искомых документов;
• ускорение работы сотрудников с документами.

Самостоятельная оцифровка с помощью офисных сканеров и отправка документов на хранение по локальной сети – не более чем способ продлить их существование, пользоваться таких архивом по-прежнему неудобно: невозможно найти нужный файл. Адекватная работа с информацией всегда предполагает ее упорядочивание и связывание документов по определенному принципу. Эти задачи уже выполняют системы электронных архивов.

В эпоху глобализации и усложнения информационных технологий, требуется более комплекнсый, глубокий подход в направлениях ИТ. И для того чтобы это делать, необходим опыт, репутация, ресурсная база в виде знаний, кадров, финансов, долголетняя взаимовыгодная работа с поставщиками решений, сервисные службы 24/7, решение инцидентов и все это в ИТ направлении. У нас уже налажено многое в ИТ, и это мы можем предлагать своим заказчикам, не обременяя их временем, ресурсами, опытом. Все это мы берем на себя, не отвлекая их от основного бизнеса.